Reuniones presenciales frente a reuniones virtuales: Cómo elegir la mejor opción para su próximo evento

¿Está intentando decidir entre una reunión presencial o virtual para su próximo evento? Con el auge del trabajo a distancia y los eventos digitales, esta decisión se ha vuelto más compleja que nunca.

Por eso hemos creado nuestra herramienta gratuita de chat sobre IA, para ayudarte a sopesar los pros y los contras de ambas opciones. Sólo tiene que responder a unas preguntas rápidas, y le proporcionará asesoramiento personalizado sobre si un formato presencial o virtual se adapta mejor a sus necesidades. Pruebe ahora Remo Event Planner.

Profundicemos ahora en los factores que debe tener en cuenta a la hora de decidir entre reuniones presenciales y virtuales:

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Ventajas de las reuniones presenciales

Las reuniones en persona han sido durante décadas la opción preferida para los encuentros organizativos, y con razón. 

Cuando se hace bien, reunir a la gente físicamente puede dar lugar a relaciones más profundas, despertar la creatividad y generar un mayor compromiso en comparación con los eventos virtuales.

Mayor comunicación y colaboración

Nada iguala la profundidad de la comunicación, la creación de relaciones y la creatividad de reunirse en persona. El lenguaje corporal sutil, las conversaciones paralelas y las interacciones orgánicas dan lugar a conexiones más sólidas.

Según un estudio de Oxford, las reuniones en persona impulsan más el pensamiento rompedor y las innovaciones que las reuniones virtuales. La energía de una audiencia en directo estimula la creatividad y la innovación.

Las reuniones en persona permiten captar las señales no verbales, como las expresiones faciales, lo que favorece la comprensión. Las conversaciones resultan más naturales y fluidas cuando las personas interactúan con fluidez, leen el lenguaje corporal y reaccionan en tiempo real.

Los contactos informales que se establecen antes, durante y después de las reuniones presenciales también crean relaciones valiosas para usted. Las conversaciones en torno a un café, entre sesiones o en recepciones nocturnas refuerzan las conexiones profesionales.

En los debates complejos, la matizada comunicación en tiempo real de las reuniones en persona supone una ventaja para los equipos. Colaborar en proyectos complejos o planes detallados suele ser más fácil cuando las personas pueden leer señales sutiles y reaccionar al instante.

Mayor compromiso

En directo, es menos probable distraerse o realizar varias tareas a la vez. Estar físicamente presente aumenta de forma natural su concentración y participación. Sin tentaciones digitales, puedes dedicar toda tu atención al orador y a los materiales.

Para los talleres prácticos, las demostraciones interactivas o la implicación del público, el formato presencial realza la experiencia. Puede sumergirse por completo en las actividades y la energía. Los ponentes reciben información inmediata de las reacciones del público.

Incluso en las reuniones basadas en presentaciones, los ponentes se nutren de la vitalidad de un público en directo. Las risas, las exclamaciones y los aplausos del público motivan a los oradores. Las presentaciones pueden adaptarse en tiempo real en función de las reacciones.

Ideal para temas delicados

Ciertas conversaciones de alto riesgo y temas delicados suelen tratarse mejor mediante la comunicación en persona. 

Las discusiones matizadas sobre negociaciones, resolución de conflictos, cuestiones de personal o asuntos confidenciales requieren captar las señales tácitas a través del lenguaje corporal y el tono.

Las conversaciones difíciles sobre retribuciones o problemas de rendimiento, por ejemplo, pueden tratarse con más cuidado, empatía y conciencia cultural cuando las personas se reúnen cara a cara. 

Leer las expresiones faciales e interpretar las reacciones en tiempo real conduce a una mayor comprensión.

En el caso de las reuniones altamente estratégicas, la profundidad del compromiso en persona y la resolución de problemas pueden impulsar resultados superiores. Los ejecutivos que se reúnen para trazar la futura senda de crecimiento de su empresa podrían beneficiarse enormemente de la creatividad y la sinergia de una reunión en directo.

Inconvenientes de las reuniones presenciales

Sin embargo, la organización de eventos presenciales conlleva algunos retos específicos:

Esfuerzo y costes logísticos

Planificar un acto presencial requiere una amplia coordinación logística con mucha antelación. El organizador debe buscar un local, organizar la comida y la bebida, conseguir equipos audiovisuales, gestionar el personal del evento y coordinar las operaciones in situ.

En el caso de las conferencias de varios días, las consideraciones relativas a las habitaciones de hotel, el transporte y los actos nocturnos añaden complejidad. Los errores o los cambios de última hora son difíciles de solucionar cuando se trata de lugares y servicios físicos.

Gestionar la logística exige una inversión sustancial de tiempo y personal. O bien los empleados internos necesitan dedicar tiempo a sus funciones habituales, o bien hay que contratar agencias externas de gestión de eventos. 

Sin experiencia, es fácil pasar por alto detalles críticos.

Sólo los costes del lugar de celebración pueden ser desalentadores: más de 10.000 dólares al día en grandes ciudades como Nueva York o San Francisco.

Limitaciones geográficas

Las reuniones presenciales imponen restricciones geográficas en torno a dónde pueden reunirse los asistentes de forma realista. A menos que se desplacen a un punto de encuentro central, los participantes deben ajustar sus horarios y presupuestos a la ubicación física del lugar de reunión.

Si los asistentes están repartidos por todo el país o el mundo, esperar que todos se reúnan en un mismo lugar supone un obstáculo importante. Es inevitable que algunos asistentes queden excluidos por limitaciones de desplazamiento.

Incluso dentro de la misma área metropolitana, tener que luchar contra el tráfico para llegar al lugar de celebración de un evento puede disuadir de participar. Esto es especialmente cierto en las ciudades congestionadas, donde conducir unos pocos kilómetros puede llevar más de una hora en hora punta.

Costes significativos

Los costes colectivos de viaje, alojamiento, alquiler del local, catering, producción audiovisual y personal del evento se acumulan rápidamente. Los actos presenciales se encarecen desproporcionadamente a medida que aumenta el número de asistentes.

Por ejemplo, una conferencia nacional de ventas para 200 personas que requiera viajes en avión, estancias en hotel y un espacio para conferencias totalmente preparado podría costar fácilmente más de 100.000 dólares.

En el caso de grupos numerosos, garantizar por sí solo la capacidad suficiente del local se convierte en un gasto enorme, especialmente en las zonas urbanas. Si a ello se añaden los gastos de viaje de un equipo disperso, los presupuestos se multiplican rápidamente.

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Ventajas de las reuniones virtuales

Con el auge del trabajo a distancia y los eventos virtuales, las reuniones en línea se han convertido en una opción cómoda, asequible y atractiva para muchas organizaciones. 

Las plataformas de eventos virtuales como Remo están diseñadas para impulsar conexiones reales, profundizar en el compromiso y deleitar a los asistentes.

Remo facilita una tasa de participación de cámara/micrófono del 91% y 3,2 veces más participación que plataformas como Zoom o Microsoft Teams. 

También puede hacer un seguimiento de más datos, como la participación y los análisis de aprendizaje. 

Con audio espacial, herramientas interactivas y sólidas funciones de moderación, Remo da vida a las reuniones virtuales, haciéndolas tan reales como las presenciales.

Mayor accesibilidad

Las reuniones virtuales a través de Remo le permiten participar a distancia desde cualquier lugar con conexión a Internet. Esto elimina las barreras geográficas y proporciona una mayor accesibilidad.

Los actos virtuales son más inclusivos si no puede asistir en persona por motivos de salud, discapacidad o restricciones presupuestarias. Un formato a distancia se adapta a personas que tendrían dificultades para desplazarse a un lugar físico.

Las reuniones virtuales también permiten su participación global. Puede alinear más fácilmente los horarios para unirse a las sesiones en línea desde distintos países y continentes. Las organizaciones con clientes u oficinas internacionales se benefician de la participación de personas de distintas zonas horarias.

Costes más bajos

Celebrar reuniones de forma virtual supone un enorme ahorro de costes en comparación con los eventos presenciales, ya que se eliminan gastos como el lugar de celebración, el catering y los desplazamientos.

Según un informe de Verizon Business, los eventos virtuales cuestan de media unas 7 veces menos que sus homólogos presenciales. Por ejemplo, si una reunión presencial con cinco personas cuesta 7.000 dólares (incluidos gastos de viaje, hoteles, comidas, etc.), un evento virtual costaría 1.000 dólares, con lo que la empresa se ahorraría 9.000 dólares. 

Por no hablar de que los 1.000 dólares se destinan a tasas de software para eventos, que las empresas pueden utilizar muchas veces a lo largo del año. Incluso unos modestos talleres de formación corporativa pueden ahorrar miles de euros si se hacen virtuales.

Consulte aquí los precios de la plataforma de gestión de eventos de Remo.  

Además, al no tener que desplazarse, los empleados ahorran un tiempo valioso y pueden pasar más tiempo con sus familias. 

Un cierto nivel de inversión sigue siendo ideal para una plataforma de eventos en línea, contenidos atractivos y estrategias de participación. Pero, en general, los eventos virtuales reducen considerablemente los costes.

Flexibilidad y comodidad

Una de las principales ventajas de las reuniones virtuales es la flexibilidad de horarios y de acceso. Las reuniones en línea pueden celebrarse en cualquier momento y en diferentes zonas horarias, ya que no es necesario desplazarse.

Las conferencias de varios días pueden adaptar los horarios a las distintas regiones, por ejemplo, con sesiones en Asia por la mañana y en América por la tarde. Los bloques cortos de 60 o 90 minutos repartidos a lo largo de los días resultan más prácticos.

Sin límites de capacidad, los actos virtuales pueden llegar fácilmente a un público muy numeroso. Decenas de miles de personas pueden participar simultáneamente con la plataforma y la producción en línea adecuadas.

El acceso remoto también supone una pérdida mínima de productividad para usted como participante. Evitará el tiempo de inactividad y el agotamiento tras un viaje de negocios.

Alto compromiso

El audio espacial de Remo, las salas para establecer contactos, las herramientas interactivas y las reacciones del público recrean la energía y el compromiso de los eventos presenciales en un entorno virtual.

Inconvenientes de las reuniones virtuales

Sin embargo, las reuniones virtuales tienen algunas limitaciones:

Potencial de distracción

Sin el ambiente concentrado de un espacio para eventos en persona, puede verse tentado a realizar varias tareas a la vez o a distraerse.

Desde la oficina en casa, es posible que consultes instintivamente el correo electrónico y las notificaciones incluso cuando pretendes estar presente. Los moderadores y presentadores deben hacer un esfuerzo adicional para mantener la atención de los participantes remotos. 

Sin el entorno concentrado de un espacio para eventos en persona, puede verse tentado a realizar varias tareas a la vez o a distraerse. Sin embargo, los atractivos formatos de Remo y sus activos moderadores ayudan a contrarrestar esta tendencia.

Interacciones orgánicas reducidas

Un inconveniente intangible de las reuniones virtuales es la falta de interacciones orgánicas que se producen en los eventos presenciales. Las risas, los jadeos y las charlas de un público en directo son difíciles de reproducir virtualmente.

Las conexiones informales que surgen espontáneamente entre sesiones o durante las comidas no se trasladan con la misma naturalidad a los eventos virtuales. 

Sin embargo, las funciones sociales como las salas de reuniones y los chats de audio espaciales que ofrece Remo ayudan a facilitar estos momentos serendípicos.

Menor asistencia 

Algunos eventos virtuales tienen menos asistencia en directo porque la gente prefiere ver las grabaciones más tarde. Sin embargo, Remo contrarresta este problema incorporando sólidas funciones de red. 

Nuestros salones integrados y chats de audio espaciales incentivan a los asistentes a participar en directo para que puedan relacionarse activamente y conectar con otros participantes.

Dificultades técnicas

A pesar de los grandes avances en las plataformas de reuniones en línea, los problemas técnicos siguen afectando a algunos eventos virtuales. Breves cortes de vídeo o audio, caídas de la plataforma, problemas de conectividad... estas pequeñas interrupciones dificultan la experiencia de los participantes.

Los presentadores tampoco pueden adaptarse tan fácilmente si se encuentran con problemas técnicos virtualmente. En un acto en directo, un presentador puede improvisar mientras se resuelve un problema técnico. Pero cuando se retransmite a una audiencia virtual, el espectáculo debe continuar sin fisuras.

Algunas sesiones muy interactivas, como las demostraciones de productos en directo, las actuaciones o la participación del público, siguen siendo difíciles de organizar virtualmente con las tecnologías actuales. Los enfoques híbridos ayudan a colmar estas lagunas en los eventos más interactivos.

Además, la sólida plataforma y el equipo de asistencia de Remo ayudan a garantizar una ejecución sin problemas en comparación con otras herramientas de videoconferencia habituales.

Maximizar el impacto del evento

Doble inscripción y asistencia

Aumente la participación en 3,2 veces

Datos y análisis de los asistentes a su alcance

Demostración de libro

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Diferencias clave entre lo presencial y lo virtual

Qué debe tener en cuenta al elegir el formato

A la hora de evaluar si su próxima reunión o evento debe ser presencial o virtual, tenga en cuenta lo siguiente, o utilice ahora nuestra herramienta de chat AI para ayudarle a decidir.

Sus objetivos y resultados deseados

¿Qué quiere conseguir? Si las prioridades son el establecimiento de relaciones, la creación de cultura y la creatividad, inclínese por las reuniones presenciales. Para un alcance global y comodidad, puede ser mejor la modalidad virtual.

Para las aprobaciones rutinarias, puede bastar con un formato virtual. Pero para poner en marcha un plan estratégico, las reuniones en persona pueden dar mejores resultados.

Ubicación de los participantes

Tenga en cuenta dónde se encuentran los asistentes, los ponentes y las partes interesadas. Se trata de un equipo local concentrado o de participantes de todo el mundo en distintas zonas horarias?

Cuanto más dispersas estén sus sedes, más argumentos a favor de lo virtual. Puede que no tenga sentido pagar miles de euros en desplazamientos para transmitir información compartida eficazmente en línea.

Formato del acto y dinámica de participación

Evalúe si el orden del día y el contenido que desea encajan con la entrega virtual o presencial. Las actualizaciones más tácticas a menudo prosperan virtualmente. Pero los programas más experienciales son mejores en persona.

También hay que tener en cuenta los niveles de interacción y participación deseados. El público se vuelve más pasivo virtualmente. Incorporar elementos interactivos contrarresta ese efecto.

Conocimientos tecnológicos de los participantes

Tenga en cuenta los conocimientos técnicos de su público. Si los asistentes no están familiarizados con los eventos virtuales y las herramientas digitales, un formato presencial o híbrido puede funcionar mejor. Con un público experto en tecnología, una experiencia totalmente virtual es más factible.

Elija una plataforma virtual sólida como Remo para minimizar la curva de aprendizaje, independientemente de los niveles de comodidad tecnológica. La interfaz intuitiva de Remo garantiza una experiencia positiva incluso para los menos expertos en tecnología.

Tipo de experiencia del participante

Evalúe la experiencia que desea que tengan los participantes. Para establecer contactos y generar contactos, los eventos presenciales permiten interacciones más orgánicas.

Para un curso de formación con talleres limitados, lo virtual puede funcionar bien. Los formatos de aprendizaje activo con participación de la audiencia prosperan en plataformas como Remo.

Si su objetivo es un seminario web sencillo, lo virtual le resultará más cómodo. Configure su formato en función de la experiencia que mejor se adapte a sus objetivos.

Limitaciones presupuestarias

Los eventos presenciales resultan desproporcionadamente más caros con grupos grandes. El cálculo de las previsiones de asistencia y costes determina si la opción virtual es la única asequible.

Busque formas creativas de ofrecer contenidos básicos dentro de las limitaciones presupuestarias. Por ejemplo, reduzca el catering y el material audiovisual antes de obligar a los equipos dispersos a pagar viajes.

Analice estos factores en su conjunto: rara vez hay una única opción correcta definitiva. Muchas organizaciones combinan con éxito lo virtual y lo presencial en su cartera de reuniones.

Lo esencial

Los eventos virtuales ofrecen comodidad y accesibilidad a un precio asequible. Pero para reuniones de gran impacto centradas en el compromiso y la interacción, las plataformas virtuales como Remo recrean la energía de los eventos presenciales.

En lugar de enfrentar estos formatos entre sí, la mayoría de las organizaciones equilibran estratégicamente lo virtual y lo presencial. Con Remo, puedes organizar eventos virtuales en los que cada interacción parezca real.

Remo es una plataforma de gestión de eventos diseñada para impulsar conexiones reales, profundizar en el compromiso y deleitar a los asistentes. Entre sus principales características se incluyen:

• 91% de participación del micrófono y la cámara
• 3,2 veces más participación que Zoom o Microsoft Teams
• Gran capacidad de moderación e interacción con el público
• Salas de interconexión integradas con audio espacial
• Apoyo a talleres, conferencias, ferias, etc.

Con Remo, lleve sus eventos virtuales al siguiente nivel y no vuelva a oír "otra aburrida reunión de vídeo". Reserve una demostración para obtener más información.

Y para cualquier formato de reunión, Remo proporciona herramientas sólidas para impulsar el compromiso, la creación de redes y la interactividad. Más información sobre la plataforma de eventos de Remo.

Preguntas frecuentes sobre las reuniones presenciales y virtuales

¿Son siempre mejores las reuniones presenciales que las virtuales?

No existe una "mejor" opción definitiva. Cada formato tiene sus ventajas y desventajas que debes sopesar en función de tus objetivos, presupuesto y audiencia.

¿Cuáles son las mayores ventajas de las reuniones presenciales frente a las virtuales?

En persona facilita relaciones más profundas, compromiso, creatividad y estrategias complejas. Virtual ofrece un mayor alcance, menores costes, flexibilidad y comodidad.

¿Qué tipos de reuniones suelen funcionar mejor virtualmente?

Las reuniones informativas con órdenes del día sencillos suelen prosperar virtualmente. Las reuniones más creativas, estratégicas y centradas en las relaciones son más difíciles sin interacción en directo.

¿Cómo aumentar la participación en un acto virtual?

Utilice herramientas interactivas como encuestas, cuestionarios, chats y redes de trabajo. Cree sesiones cortas y centradas. Pida a los moderadores que hagan participar a la audiencia. Y utilice vídeos, imágenes y ponentes atractivos.

¿Qué características debe buscar en una plataforma de eventos en línea?

Elija una plataforma con sólidas funciones de participación, fácil conexión en red y breakouts, opciones de presentación pulidas, una interfaz intuitiva, una sólida calidad de vídeo/audio y un rendimiento técnico sin fisuras. Remo destaca en todas las dimensiones.