La CASSS es una sociedad científica profesional sin ánimo de lucro que cuenta con más de 5.000 miembros de la industria, el mundo académico y los organismos reguladores. El objetivo de la organización es reunir a las personas para que establezcan redes y compartan soluciones científicas.
Al ofrecer oportunidades de formación y de creación de redes a sus miembros, la CASSS facilita el intercambio de recursos, información y mejores prácticas que hacen avanzar el conocimiento científico.
"El propósito de nuestra organización es reunir a la gente para que se relacione, comparta soluciones científicas y empareje a la industria con los reguladores, la FDA, y los reguladores de todo el mundo, que son los que hacen todas las regulaciones sobre los medicamentos y la forma de fabricarlos".
-Randi Jacobs, Directora de Tecnología de Programas y Eventos de CASSS
Lo hacen a través de una serie de reuniones organizadas a lo largo del año. Estas reuniones van desde simposios de medio día a varios días con mesas redondas, sesiones de pósteres, salas de exposiciones, paneles interactivos, pequeños grupos de debate, talleres, foros regionales, etc.
Mantener conectada la industria biofarmacéutica
La CASSS organiza entre 13 y 18 reuniones al año para que sus miembros se reúnan, y todas ellas se basan en temas diferentes.
Cuando se les encomendó la tarea de poner en línea estos variados e intrincados eventos, Carolyn Slade, directora de programas, y Randi Jacobs, directora de tecnología de programas y eventos de la CASSS, iniciaron la búsqueda de una plataforma de eventos virtuales.
Necesitaban una solución que pudiera trasladar sin problemas los entresijos de sus eventos a un medio virtual.
Dado el carácter altamente interactivo de las sesiones de pósteres y las mesas redondas, necesitaban una plataforma que permitiera a sus presentadores, ponentes y asistentes interactuar entre sí y con sus investigaciones con facilidad.
Las herramientas esenciales para el éxito de un evento virtual
After testing Remo, Carolyn and Randi knew that it would be the right platform for CASSS’ events. Mainly because it gave guests the freedom to move around between tables and buildings and choose who and what they interacted with.
“Carolyn is the one that can take the credit for introducing us to Remo. She’d heard about it and heard good things about it. So we dove in, and we haven't looked back.”
By using the vast range of features and resources offered by Remo, CASSS were able to customize and mold the platform to fit their events’ needs:
Planos personalizados
Fueron capaces de diseñar planos de planta que se ajustaran a cada uno de sus tipos de eventos, lo que contribuyó enormemente al éxito de los mismos. Crearon diseños específicos para las sesiones de pósteres, las mesas redondas, los salones de expositores y las salas de recepción para el networking. Incluso recrearon el vestíbulo del hotel en el que solían celebrar sus eventos físicos.
Pancartas de patrocinio
Las sesiones de pósteres requieren la instalación de cabinas individuales para cada presentador, y el CASSS pudo recrear esto virtualmente utilizando con éxito las pancartas de los patrocinadores. Hicieron planos personalizados y utilizaron las pancartas de los patrocinadores para crear un "stand" para cada póster. Todos los asistentes podían acercarse a estas cabinas e interactuar con el presentador y su investigación.
"[Para la sala de pósteres], tenemos cuadrados con pequeños círculos de pie alrededor de una pancarta del patrocinador, y creamos imágenes de los números de los pósteres, como P101, P102. Luego utilizo el nombre de la mesa como título real del póster. De este modo, los asistentes pueden determinar de dos maneras dónde quieren ir".
Vinculación de eventos a través de directorios de eventos
Esta función fue beneficiosa para sus simposios de varios días y eventos más grandes en los que tenían sesiones de pósteres, mesas redondas y otras sesiones de ponentes que se celebraban simultáneamente. La posibilidad de enlazar los edificios del evento garantizaba que sus invitados pudieran pasar de una sesión a otra de forma rápida y sencilla.
Anuncios y funciones de chat
Con varias sesiones simultáneas, el equipo de CASSS utilizó los anuncios y el chat para mantener informados a los asistentes. Los utilizaron para dar la bienvenida a los asistentes y proporcionarles recordatorios e indicaciones como, por ejemplo, cuándo iba a comenzar un evento en otro edificio y cómo podían unirse a él.
Plataforma basada en el navegador
Most of CASSS’ event attendees and exhibitors represent government organizations, and hence they needed a solution that did not require any additional set-up or downloads. Joining events on Remo was simplified for their guests as they just needed access to a browser tab.
Remo Customer Success and Chat Support Teams
The prompt support offered by Remo was an essential part of CASSS’ successful event planning and execution.
"Sé que su equipo es pequeño, pero también poderoso. Así que felicitaciones para ellos. Quiero que reciban el reconocimiento que merecen. Son rápidos y receptivos. Y eso es otra cosa que nos ayuda en nuestras reuniones, ya que los asistentes pueden pulsar el botón de "Necesito ayuda" en cualquier momento."
El futuro virtual de los simposios y reuniones biofarmacéuticas
By using Remo to host their meetings and events, CASSS has been able to keep their over 5,000 members connected and engaged.
"Tuvimos sesiones de pósteres realmente exitosas, y uno de los mayores elogios que escuchamos de los asistentes y del comité del programa fue que les encantaba el hecho de que los presentadores de los pósteres pudieran interactuar en vivo con los asistentes".
Since their first event on Remo, CASSS has hosted many significant events like their WCBP symposia, which included both roundtable discussions and exhibit halls, on the platform. They also host their regular smaller meetings that significantly emphasize Networking on Remo. On average, their events see around 150 to 250 attendees.
In 2022, CASSS will be taking their events into a hybrid format while continuing to use Remo for their virtual attendees and events.
Since their virtual roundtable discussions were the most successful, they hope to continue hosting those on Remo for their virtual attendees. CASSS will also continue to plan and host their smaller and more intimate networking events, discussion groups, and regional forums virtually in the near future.
Are you ready to host your organization’s interactive poster sessions and roundtable discussions on Remo?
Cómo el CASSS utilizó Remo para poner en línea sus simposios, sesiones de pósteres y reuniones de varios días.
