La CASSS es una sociedad científica profesional sin ánimo de lucro que cuenta con más de 5.000 miembros de la industria, el mundo académico y los organismos reguladores. El objetivo de la organización es reunir a las personas para que establezcan redes y compartan soluciones científicas.
Al ofrecer oportunidades de formación y de creación de redes a sus miembros, la CASSS facilita el intercambio de recursos, información y mejores prácticas que hacen avanzar el conocimiento científico.
"El propósito de nuestra organización es reunir a la gente para que se relacione, comparta soluciones científicas y empareje a la industria con los reguladores, la FDA, y los reguladores de todo el mundo, que son los que hacen todas las regulaciones sobre los medicamentos y la forma de fabricarlos".
-Randi Jacobs, Directora de Tecnología de Programas y Eventos de CASSS
Lo hacen a través de una serie de reuniones organizadas a lo largo del año. Estas reuniones van desde simposios de medio día a varios días con mesas redondas, sesiones de pósteres, salas de exposiciones, paneles interactivos, pequeños grupos de debate, talleres, foros regionales, etc.
Mantener conectada la industria biofarmacéutica
La CASSS organiza entre 13 y 18 reuniones al año para que sus miembros se reúnan, y todas ellas se basan en temas diferentes.
Cuando se les encomendó la tarea de poner en línea estos variados e intrincados eventos, Carolyn Slade, directora de programas, y Randi Jacobs, directora de tecnología de programas y eventos de la CASSS, iniciaron la búsqueda de una plataforma de eventos virtuales.
Necesitaban una solución que pudiera trasladar sin problemas los entresijos de sus eventos a un medio virtual.
Dado el carácter altamente interactivo de las sesiones de pósteres y las mesas redondas, necesitaban una plataforma que permitiera a sus presentadores, ponentes y asistentes interactuar entre sí y con sus investigaciones con facilidad.
Las herramientas esenciales para el éxito de un evento virtual
Tras probar Remo, Carolyn y Randi supieron que sería la plataforma adecuada para los eventos de CASSS. Principalmente porque daba a los invitados la libertad de moverse entre mesas y edificios y elegir con quién y con qué interactuaban.
"Carolyn es quien puede llevarse el mérito de habernos presentado Remo. Había oído hablar de él y le habían hablado bien de él. Así que nos lanzamos, y no hemos mirado atrás".
Gracias a la amplia gama de funciones y recursos que ofrece Remo, la CASSS pudo personalizar y moldear la plataforma para adaptarla a las necesidades de sus eventos:
Planos personalizados
Fueron capaces de diseñar planos de planta que se ajustaran a cada uno de sus tipos de eventos, lo que contribuyó enormemente al éxito de los mismos. Crearon diseños específicos para las sesiones de pósteres, las mesas redondas, los salones de expositores y las salas de recepción para el networking. Incluso recrearon el vestíbulo del hotel en el que solían celebrar sus eventos físicos.
Pancartas de patrocinio
Las sesiones de pósteres requieren la instalación de cabinas individuales para cada presentador, y el CASSS pudo recrear esto virtualmente utilizando con éxito las pancartas de los patrocinadores. Hicieron planos personalizados y utilizaron las pancartas de los patrocinadores para crear un "stand" para cada póster. Todos los asistentes podían acercarse a estas cabinas e interactuar con el presentador y su investigación.
"[Para la sala de pósteres], tenemos cuadrados con pequeños círculos de pie alrededor de una pancarta del patrocinador, y creamos imágenes de los números de los pósteres, como P101, P102. Luego utilizo el nombre de la mesa como título real del póster. De este modo, los asistentes pueden determinar de dos maneras dónde quieren ir".
Vinculación de eventos a través de directorios de eventos
Esta función fue beneficiosa para sus simposios de varios días y eventos más grandes en los que tenían sesiones de pósteres, mesas redondas y otras sesiones de ponentes que se celebraban simultáneamente. La posibilidad de enlazar los edificios del evento garantizaba que sus invitados pudieran pasar de una sesión a otra de forma rápida y sencilla.
Anuncios y funciones de chat
Con varias sesiones simultáneas, el equipo de CASSS utilizó los anuncios y el chat para mantener informados a los asistentes. Los utilizaron para dar la bienvenida a los asistentes y proporcionarles recordatorios e indicaciones como, por ejemplo, cuándo iba a comenzar un evento en otro edificio y cómo podían unirse a él.
Plataforma basada en el navegador
La mayoríade los asistentes y expositores de CASSS representan a organizaciones gubernamentales, por lo que necesitaban una solución que no requiriera configuraciones ni descargas adicionales. La participación en los eventos de Remo se simplificó para sus invitados, ya que sólo necesitaban acceder a una pestaña del navegador.
Equipos de éxito de clientes y asistencia por chat de Remo.
El rápido apoyo prestado por Remo fue esencial para el éxito de la planificación y ejecución del acto de la CASSS".
"Sé que su equipo es pequeño, pero también poderoso. Así que felicitaciones para ellos. Quiero que reciban el reconocimiento que merecen. Son rápidos y receptivos. Y eso es otra cosa que nos ayuda en nuestras reuniones, ya que los asistentes pueden pulsar el botón de "Necesito ayuda" en cualquier momento."
El futuro virtual de los simposios y reuniones biofarmacéuticas
Al utilizar Remo para celebrar sus reuniones y eventos, CASSS ha podido mantener a sus más de 5.000 miembros conectados y comprometidos.
"Tuvimos sesiones de pósteres realmente exitosas, y uno de los mayores elogios que escuchamos de los asistentes y del comité del programa fue que les encantaba el hecho de que los presentadores de los pósteres pudieran interactuar en vivo con los asistentes".
Desde su primer evento en Remo, la CASSS ha organizado en la plataforma muchos eventos importantes, como sus simposios WCBP, que incluían tanto mesas redondas como salas de exposiciones. En Remo también se celebran reuniones periódicas de menor envergadura en las que se hace especial hincapié en la creación de redes. Por término medio, asisten a sus eventos entre 150 y 250 personas.
En 2022, CASSS llevará sus eventos a un formato híbrido mientras continúa utilizando Remo para sus asistentes y eventos virtuales.
Dado que sus mesas redondas virtuales han sido las más exitosas, esperan seguir organizándolas en Remo para sus asistentes virtuales. En un futuro próximo, la CASSS seguirá planificando y organizando virtualmente sus eventos de networking, grupos de debate y foros regionales, más pequeños e íntimos.
¿Está preparado para organizar las sesiones interactivas de pósteres y mesas redondas de su organización en Remo?
Cómo el CASSS utilizó Remo para poner en línea sus simposios, sesiones de pósteres y reuniones de varios días.
